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MICROSOFT ACCES

MICROSOFT ACCES

Microsoft Access es un sistema gestor de bases de datos relacionales (SGBD). Una base de datos suele definirse como un conjunto de información relacionada, organizada sistemáticamente, por ejemplo la guía telefónica, las fichas de una biblioteca, una agenda con los datos de nuestros amigos, entre otras.

Elementos de Una base de datos en Access Está formada básicamente por 4 elementos: Tablas, Consultas, Formularios e Informes


Consultas
Las consultas son preguntas que un usuario hace a la base de datos. Con ellas puede obtener información de varias tablas y con la estructura que más le interese. Además, las consultas pueden archivarse de forma que la próxima vez que se quiera hacer la misma pregunta no tendrá que volver a plantearla, será suficiente con llamar a la consulta previamente creada. La importancia de las consultas es enorme, de hecho es la potencia de esta herramienta la que permite que los gestores de base de datos sean casi imprescindibles en nuestro trabajo diario.

Crear una consulta.
Para crear una consulta, seguir los siguientes pasos:
Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.
Hacer clic en el botón Diseño de Consulta en la pestaña Crear:
También tenemos la posibilidad de utilizar el Asistente para consultas que puedes ver en la imagen anterior para crear consultas con un poco de ayuda.



Guardar la consulta
Podemos Guardar la consulta
Haciendo clic sobre el botón de la barra de Acceso Rápido, o bien, seleccionando la opción Guardar del Botón de Office . Si es la primera vez que guardamos la consulta aparecerá el cuadro de diálogo para darle un nombre. Se puede poner cualquier nombre excepto el de una tabla ya creada. A continuación hacer clic sobre el botón Aceptar.
Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botón









Formularios Los formularios son un mecanismo que facilita enormemente la operatoria general con tablas, principalmente a la hora de mostrar, introducir y modificar datos. Un uso adecuado de éstos redunda bastante en el nivel de manejabilidad de una aplicación o de un sistema de información desarrollado con Access.

Informes Los informes permiten presentar la información con una apariencia altamente profesional a la hora de imprimir nuestros datos.






La pantalla inicial
Al iniciar Access aparece una pantalla inicial como ésta, vamos a ver sus componentes fundamentales. Así conoceremos los nombres de los diferentes elementos y será más fácil entender el resto del curso. La pantalla que se muestra a continuación (y en general todas las de este curso) puede no coincidir exactamente con la que ves en tu ordenador, ya que cada usuario puede decidir qué elementos quiere que se vean en cada momento, como veremos más adelante.




Elementos básicos de Access 2007


Los elementos básicos de Access 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderemos cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También veremos cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabemos cómo seguir trabajando. Cuando conozcamos todo esto estaremos en disposición de empezar a crear bases de datos en el siguiente tema.
Arrancar y cerrar Access 2007 Veamos las dos formas básicas de iniciar Access 2007.
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Office y luego Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se iniciará el programa.
Desde el icono de Access 2007 del escritorio.
Puedes iniciar Access 2007 ahora para ir probando todo lo que te explicamos.
Para cerrar Access 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:
 Hacer clic en el botón cerrar
 Pulsar la combinación de teclas ALT+F4.
 Hacer clic sobre el Botón de Office y pulsar el botón Salir de Access.




Combinar tablas




Combinamos dos tablas por un campo (o varios) de unión de la misma forma que relacionamos tablas en la ventana Relaciones arrastrando el campo de unión de una de las tablas sobre el campo de unión de la otra tabla. De hecho si añadimos a la zona de tablas tablas relacionadas, estas aparecerán automáticamente combinadas en la zona de tablas de la ventana Diseño de Consulta. También se combinan automáticamente tablas que tengan un campo con el mismo nombre en las dos tablas aunque no exista una relación definidad entre ellas. Cuando dos tablas están combinadas en una consulta, para cada fila de una de las tablas Access busca directamente en la otra tabla las filas que tienen el mismo valor en el campo de unión, con lo cual se emparejan sólo las filas que luego aparecen en el resultado y la consulta es más eficiente.





La sección Controles y campos
Para definir qué información debe aparecer en el formulario y con qué formato, se utilizan lo que llamamos controles. Un control no es más que un objeto que muestra datos, realiza acciones o se utiliza como decoración. Por ejemplo, podemos utilizar un cuadro de texto para mostrar datos, un botón de comando para abrir otro formulario o informe, o una línea o un rectángulo para separar y agrupar controles con el fin de hacerlos más legibles.
En el panel Controles y campos de la pestaña Diseño tenemos un botón por cada tipo de controles que se pueden añadir al formulario.
Cuando queremos



El asistente para informes.
Para arrancar el asistente para informes haz clic en el botón Asistente para informes que puedes ver en la imagen anterior.
Aparece la primera ventana del asistente:
En esta ventana nos pide introducir los campos a incluir en el informe.
Primero seleccionamos la tabla o consulta de donde cogerá los datos del cuadro Tablas/Consultas este será el origen del informe. Si queremos sacar datos de varias tablas lo mejor será crear una consulta para obtener esos datos y luego elegir como origen del informe esa consulta.



La pestaña Diseño de informe
Si has entrado en diseño de informe podrás ver la pestaña de Diseño que muestra las siguientes opciones:
Esta barra la recuerdas seguro, es muy parecida a la que estudiamos en los formularios.
A continuación describiremos los distintos botones que pertenecen a esta barra.
El primer botón nos permite pasar de una vista a otra, si lo desplegamos podemos elegir entre Vista Diseño la que estamos describiendo ahora, la Vista Presentación que muestra un hibrido entre la vista Informes y Diseño y finalemente



La sección Controles y campos
Para definir qué información debe aparecer en el informe y con qué formato, se pueden utilizar los mismos controles que en los formularios aunque algunos son más apropiados para formularios como por ejemplo los botones de comando.
En la pestaña Diseño encontrarás los mismos controles que vimos en el tema anterior:
Cuando queremos crear varios controles del mismo tipo podemos bloquear el control haciendo doble clic sobre él (aparecerá rodeado de una línea más oscura), a partir de ese momento se podrán crear todos los controles que queramos de este tipo sin necesidad de hacer clic sobre el botón correspondiente cada vez. Para quitar el bloqueo hacemos clic sobre el botón

MICROSOFT EXCEL

Excel 2007 es una hoja de cálculo potente y sencillo. Su principal cualidad es la de incorporar elementos que permiten un análisis de los datos desde casi cualquier punto de vista sin que ello implique dificultad en su manejo. Tareas como la creación de presupuestos, cálculos de facturas, impuestos y otras más complejas, como el análisis de inventarios, análisis de ventas o análisis estadísticos son más sencillas en este entorno.




Más filas y columnas y otros límites nuevos
Para permitirle explorar grandes cantidades de datos en hojas de cálculo, Office Excel 2007 admite hasta 1 millón de filas y 16.000 columnas por hoja de cálculo. Específicamente, la cuadrícula de Office Excel 2007 tiene 1.048.576 filas por 16.384 columnas, lo que ofrece un Office Excel2007 admite asimismo hasta 16 millones de colores.




Insertar o eliminar celdas, filas y columnas
Puede insertar celdas en blanco por encima o a la izquierda de la celda activa, desplazando hacia abajo las demás celdas de la misma columna o hacia la derecha las de la misma fila. Asimismo, puede insertar filas por encima de una fila y columnas a la izquierda de una columna. También puede eliminar celdas, filas y columnas.
Insertar celdas en blanco en una hoja de cálculo
1. Seleccione la celda o el rango (rango: dos o más celdas de una hoja.
Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas en las que desee insertar las nuevas celdas en blanco. Seleccione el mismo número de celdas que desea insertar. Por ejemplo, para insertar cinco celdas en blanco, debe seleccionar cinco celdas.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar y, después, en Insertar celdas.
Eliminar celdas, filas o columnas
1. Seleccione las celdas, filas o columnas que desea eliminar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, siga uno de los
procedimientos siguientes:
 Para eliminar celdas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar celdas.
 Para eliminar filas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar filas de hoja.
 Para eliminar columnas seleccionadas, haga clic en la flecha que aparece junto a Eliminar y, a continuación, haga clic en Eliminar columnas de hoja.
Ajustar el ancho de columna
1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.
2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato.
3. En Tamaño de celda, realice uno de estos procedimientos:
Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna. Para especificar un ancho de columna
mayor, haga clic en Ancho de columna
y, a continuación,
escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.



Agregar o cambiar un relleno de forma
1. Haga clic en la forma a la que desea agregar un relleno. Para agregar el mismo relleno a varias formas, haga clic en la primera forma y, a continuación, presione la tecla MAYÚSCULAS y manténgala presionada mientras hace clic en las demás formas.
2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en la fecha situada junto a Relleno de forma y siga uno de los
procedimientos siguientes:
Para agregar o cambiar un color de relleno, haga clic en el color que desee; si no desea ningún color, haga clic en Sin relleno.
Para cambiar a un color que no está en los colores del tema (colores del tema: conjunto de colores que se utiliza en un archivo. Los colores del tema, las fuentes del tema y los efectos del tema constituyen un tema.), haga clic en Más colores de relleno y haga clic en el color que desee en la ficha Estándar o mezcle los suyos propios en la ficha Personalizado. Los colores personalizados y los colores de la ficha Estándar no se actualizan si después cambia el tema del documento.
Agregar o cambiar un efecto de forma
1. Haga clic en las formas a la que desea agregar un efecto.
2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de forma, haga clic en Efectos de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para agregar o cambiar una combinación de efectos integrada, elija Preestablecer y haga clic en el efecto que desee.
Para personalizar el efecto integrado, haga clic en Opciones 3D y elija las opciones que desee.
 Para agregar o cambiar una sombra, elija Sombra y haga clic en la sombra que desee.
Para personalizar la sombra, haga clic en Opciones de sombra y elija las opciones que desee.
 Para agregar o cambiar un reflejo, elija Reflejos y haga clic en la variación de reflejo que desee.
 Para agregar o cambiar un resplandor, elija Resplandor y haga clic en la variación que desee.
Eliminar un relleno de forma
Para estos programas de versión Office 2007: Excel.
1. Haga clic en la forma de la que desea eliminar un relleno.
Para eliminar el mismo relleno de varias formas, haga clic en la primera forma y, a continuación, presione la tecla MAYÚSCULAS y manténgala presionada mientras hace clic en las demás formas.
2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de formas, haga clic en la flecha situada junto a Relleno de forma y, a continuación, en Sin relleno.
Eliminar un efecto de forma
Para estos programas de versión Office 2007: Excel
1. Haga clic en la forma de la que desea eliminar el efecto.
Para eliminar el mismo efecto de varias formas, haga clic en la primera forma y, a continuación, presione la tecla MAYÚSCULAS y manténgala presionada mientras hace clic en las demás formas.
2. En Herramientas de dibujo, en la ficha Formato, en el grupo Estilos de Forma, haga clic en Efectos de forma y siga uno de los procedimientos siguientes:
 Para eliminar una combinación de efectos integrada de la forma, elija Preestablecer y, a continuación, haga clic en Sin valores predeterminados.
 Para eliminar una sombra de la forma, elija Sombra y, después, haga clic en Sin sombra.
 Para eliminar un reflejo de la sombra, elija Reflejos y, después, haga clic en Sin reflejos.
 Para eliminar un resplandor de la forma, elija Resplandor y, después, haga clic en Sin resplandor.
 Para eliminar bordes suaves de la forma, elija Bordes suaves y, a continuación, haga clic en Sin bordes suaves.
 Para eliminar un borde de la forma, elija Bisel y, después, haga clic en Sin bisel.
 Para eliminar de la forma un giro 3D, elija Giro 3D y, a continuación, haga clic en Sin giro.


GRAFICOS EN EXCEL
En Microsoft Office Excel 2007, es fácil crear gráficos de aspecto profesional. Sólo con seleccionar un tipo, un diseño y estilo de gráfico (opciones de fácil acceso en la nueva cinta de opciones de Office Excel 2007), obtendrá resultados profesionales inmediatos cada vez que cree un gráfico.
Crear gráficos en Excel
Para crear un gráfico básico en Excel que pueda modificar y dar formato más adelante, debe especificar, en primer lugar, los datos del gráfico en una hoja de cálculo. A continuación, sólo tiene que seleccionar los datos y elegir el tipo de gráfico que desea utilizar en la cinta de opciones (ficha Insertar, grupo Gráficos).
Selleccionar los Datos de la hoja de cálculo
Ficha Insertar, grupo Gráfico y elegir el tipo de grafico
Excel ofrece varios tipos de gráficos para mostrar datos ante una audiencia de forma elocuente. Cuando cree un gráfico o modifique uno existente, puede elegir entre distintos tipos de gráfico (gráfico de columnas o circular) y subtipos (gráfico de columnas apiladas o gráfico 3D). Puede crear también un gráfico combinado utilizando varios tipos de gráficos en uno solo.
Ejemplo de gráfico combinado que usa un tipo de gráfico de columnas y líneas.







FUNCIONES DE EXCEL
Definición Una función es una fórmula ya preparada por Excel, que permite ahorrar tiempo y cálculos, y que produce un resultado. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que sumar una columna de datos numéricos:
En el ejemplo de la izquierda podríamos colocar en la celda A10 la fórmula: =A3+A4+A5+A6+A7+A8, pero esto mismo resultaría horrible si en lugar de 5 celdas hubiese que sumar 100.
En lugar de esa fórmula, utilizamos la función =SUMA(A3:A8) que realizará exactamente la misma operación; sumar el rango de celdas A3:A8.
Las funciones aceptan unos valores (en este caso el rango de celdas) llamados argumentos.

LA WEB 2.0

LA WEB 2.0

Es la nueva forma de aprovechar la red, permitiendo la participación activa de los usuarios, a través de opciones que le dan al usuario voz propia en la web, pudiendo administrar sus propios contenidos, opinar sobre otros, enviar y recibir información para compartir con otros usuarios. La estructura es más dinámica y utiliza formatos más modernos, que posibilitan más funciones.



La Web 2.0 es la representación de la evolución de las aplicaciones tradicionales hacia aplicaciones web enfocadas al usuario final.





La Web 2.0 es una cambio de aplicaciones que generen colaboración, participación y no es un cambio precisamente de tecnología.




La Web 2.0 con ejemplos

Entender la evolución que ha llegado con la Web 2.0 puede realizarse con ejemplos, con proyectos. Podemos comparar servicios web que marcan claramente la evolución hacia el Web 2.0 con una nueva forma de hacer las cosas:

* Web 1.0 > Web 2.0
* Doubleclick –> Google AdSense (Servicios Publicidad)
* Ofoto –> Flickr (Comunidades fotográficas)
* Akamai –> BitTorrent (Distribución de contenidos)
* mp3.com –> Napster (Descargas de música)
* Britannica Online –> Wikipedia (Enciclopedias)
* Sitios personales –> Blogs (Páginas personales)
* Especulación con dominios –> Optimización en motores de búsqueda SEO
* Páginas vistas –> Costo por click
* CMSs –> Wikis (Administradores de contenidos)
* Categorías/Directorios –> Tags

¿Qué tecnologías apoyan a la Web 2.0?




El Web 2.0 no significa precisamente que existe una receta para que todas nuestras aplicaciones web entren en este esquema. Sin embargo, existen varias tecnologías que están utilizándose actualmente y que deberíamos de examinar con más cuidado en busca de seguir evolucionando junto al web.
Tecnologías que dan vida a un proyecto Web 2.0:

* Transformar software de escritorio hacia la plataforma del web.
* Respeto a los estándares como el XHTML.
* Separación de contenido del diseño con uso de hojas de estilo.
* Sindicación de contenidos.
* Ajax (javascript ascincrónico y xml).
* Uso de Flash, Flex o Lazlo.
* Uso de Ruby on Rails para programar páginas dinámicas.
* Utilización de redes sociales al manejar usuarios y comunidades.
* Dar control total a los usuarios en el manejo de su información.
* Proveer APis o XML para que las aplicaciones puedan ser manipuladas por otros.
* Facilitar el posicionamiento con URL sencillos.

¿En qué nos sirve la Web 2.0?

El uso de el término de Web 2.0 está de moda, dándole mucho peso a una tendencia que ha estado presente desde hace algún tiempo. En Internet las especulaciones han sido causantes de grandes burbujas tecnológicas y han hecho fracasar a muchos proyectos.

Además, nuestros proyectos tienen que renovarse y evolucionar. El Web 2.0 no es precisamente una tecnología, sino es la actitud con la que debemos trabajar para desarrollar en Internet. Tal vez allí está la reflexión más importante del Web 2.0.
Yo ya estoy trabajando en renovar y mejorar algunos proyectos, no por que busque etiquetarlos con nuevas versiones, sino por que creo firmemente que la única constante debe ser el cambio, y en Internet, el cambio debe de estar presente más frecuentemente.